1. Koszty firmy rosną szybciej niż przychody
Ryczałt dobrze sprawdza się zwykle przy działalności o niskich kosztach i wysokiej marży. Gdy przedsiębiorca zaczyna zatrudniać pracowników, wynajmuje lokal, kupuje materiały albo intensywnie inwestuje w reklamę, podatek nadal jest liczony od całego przychodu. Na skali podatkowej lub podatku liniowym takie wydatki mogą pomniejszać dochód, o ile spełniają warunki uznania ich za koszty podatkowe.
2. Wysoki obrót nie przekłada się na wysoki zarobek
Firma handlowa może osiągać duże przychody, ale po zakupie towaru, kosztach transportu i prowizjach pozostaje jej stosunkowo niewielki dochód. Ryczałt nie uwzględnia tej różnicy. Im niższa marża, tym większe ryzyko, że podatek od przychodu będzie mniej korzystny niż rozliczenie od dochodu.
3. Działalność jest objęta wyższą stawką ryczałtu
Stawka ryczałtu zależy od faktycznie wykonywanych czynności i może wynosić od 2% do 17%. Przy niektórych usługach jest na tyle wysoka, że po uwzględnieniu kosztów i składki zdrowotnej korzystniejsza może okazać się skala albo podatek liniowy. Problem pojawia się także wtedy, gdy przedsiębiorca świadczy kilka rodzajów usług i nie prowadzi ewidencji pozwalającej prawidłowo rozdzielić przychody według stawek.
4. Przekroczenie progu zwiększa składkę zdrowotną
Na ryczałcie składka zdrowotna zależy od rocznego przychodu i jest rozliczana w trzech przedziałach: do 60 tys. zł, powyżej 60 tys. zł do 300 tys. zł oraz powyżej 300 tys. zł. Przekroczenie progu może oznaczać wyższą składkę i dopłatę przy rozliczeniu rocznym. Do porównania trzeba zatem włączyć nie tylko PIT, lecz także całoroczne obciążenia ZUS.
Taką kalkulację warto wykonać na rzeczywistych danych z księgowości, a nie na samym obrocie z jednego miesiąca. Biuro Rachunkowe Everte może porównać ryczałt, skalę i podatek liniowy z uwzględnieniem przychodów, kosztów, składki zdrowotnej oraz planów firmy na kolejny rok.
5. Przedsiębiorca planuje duże inwestycje
Zakup samochodu, maszyn, wyposażenia lub drogiego oprogramowania nie obniży podatku na ryczałcie. Podobnie wygląda sytuacja z ratami leasingowymi i kosztami finansowania. Jeżeli firma przygotowuje większą inwestycję, warto sprawdzić, czy możliwość rozliczania kosztów i amortyzacji nie zmieni wyniku porównania.
6. Znaczenie mają ulgi i sytuacja rodzinna
Na skali podatkowej dostępna jest kwota wolna, a po spełnieniu warunków także wspólne rozliczenie z małżonkiem i wybrane ulgi. Przedsiębiorca rozliczający działalność ryczałtem nie powinien więc porównywać wyłącznie procentowych stawek podatku. Korzyść może zależeć również od innych dochodów, sytuacji rodzinnej i przysługujących odliczeń.
7. Firma zmieniła sposób działania
Forma wybrana przy zakładaniu działalności może przestać pasować po zatrudnieniu zespołu, wejściu w handel, zmianie usług albo rozszerzeniu działalności o nowy zakres PKWiU. Warto wtedy ponownie ustalić właściwe stawki i przeliczyć cały rok. Błędna klasyfikacja usług może prowadzić nie tylko do nieopłacalnego podatku, lecz także do zaległości.
Jak sprawdzić, która forma opodatkowania będzie korzystniejsza?
Porównanie powinno obejmować prognozowany roczny przychód, koszty, właściwą stawkę ryczałtu, składkę zdrowotną, inne źródła dochodu oraz dostępne ulgi. Najlepiej przygotować co najmniej dwa warianty: ostrożny i zakładający rozwój firmy. Decyzję należy podjąć przed upływem terminu na zmianę formy opodatkowania.
Ryczałt nie staje się niekorzystny po przekroczeniu jednej uniwersalnej kwoty. O wyniku decydują przede wszystkim marża, rodzaj usług, wysokość kosztów i składka zdrowotna. Coroczne porównanie dostępnych form pozwala wybrać rozliczenie dopasowane do aktualnej sytuacji firmy.
